Die häufigsten Fehler bei der Hochzeitsplanung

1. Die Hochzeitsplanung wird unterschätzt.

Viele Paare denken im ersten Moment nur an die Location, die Kleidung mit Ringen, Essen, Musik und Fotografie. Das hört sich alles nicht so viel und überschaubar an. Neben Location, Kleidung, Ringe, Fotograf, Musik und Blumen braucht man jedoch meist noch eine Stylist*in für Haare & Make Up, oftmals eine Redner*in, auf jeden Fall aber einen Standesamt-Termin. Weiterhin sind viele Dinge zu entscheiden wie die Speisen- und Getränkeauswahl und mit den Rückmeldungen der Gäste auch die Sitzplanung. An die weiteren Details denkt man meist erst später, wie die Hotelempfehlungen und den Shuttleservice, die sonstige Unterhaltung, eine Hochzeitstorte. Benötigt man einen Dekoverleih, Mietmobiliar, Catering, Videograf, Kinderbetreuung? Es stehen viele Entscheidungen an über Abläufe, wie die Tagesplan-Gestaltung, wer kommt wie zur Trauung, wer sitzt wo, welche Lieder etc.

Tipp: Wenn das Budget vorhanden ist, bucht von Anfang an einen erfahrenen Wedding Planner.

2. Das Hochzeitsbudget: Zuerst wird zu wenig angesetzt und später wird es entweder aus den Augen verloren oder oft überschritten.

Ihr solltet ehrlich zu euch sein und auf jeden Fall Puffer einplanen. Es hilft frühzeitig die Eltern oder sonstige Familienmitglieder, die in Frage kommen, zu fragen, ob sie sich beteiligen. So dass ihr nur mit dem Geld rechnen solltet, das ihr habt. Ein Budgetplan hilft den Überblick zu behalten. Ggf. könnt ihr die Gästeanzahl nach unten korrigieren oder eine günstigere Location suchen. Oder ihr spart noch etwas und heiratet ein Jahr später.

Tipp: Redet vor der Planung über eure Prioritäten und behaltet diese im Auge. Man muss nicht alles machen was es gibt.

3. Das Sammeln der Adressen für die Gästeliste wird unterschätzt.

Heutzutage werden viele Gäste digital eingeladen, dann benötigt ihr nur die Emailadressen oder Telefonnummern. Wer klassisch mit einer Einladungskarte per Post einladen möchte hat mehr Arbeit. Es ist immer eine gute Idee frühzeitig die Adressen zu sammeln.

Tipp: Auf dieser Liste können später auch die Zu- und Absagen notiert werden und ggf. die Allergien, vegan oder vegetarischen Wünsche. Das Notieren wie alt die Kinder sind hilft, wenn ihr eine Kinderbetreuung buchen möchtet.

4. Die Einladungskarten werden zu spät versendet oder die Deadline für Rückmeldungen falsch gesetzt.

Eine Rückmeldung wieviel Gäste kommen benötigt ihr natürlich für eure Budgetplanung. Aber auch die Location braucht eine Personenanzahl für den Vertrag. Ist die Anzahl im Vertrag, der meist vorher unterschrieben wurde, sehr abweichend zu den Rückmeldungen der Gäste, dann geht direkt in das Gespräch mit der Location oder dem Caterer. Bei großen Abweichungen muss der Vertrag evtl. angepasst werden. Für die Blumen und Dekorationen (wie viele Tische werden benötigt?) und für den Tischplan (wer sitzt wo?) benötigt ihr auch eine Personenanzahl.

Sobald ein Datum feststeht kann eine Save the date-Karte verschickt werden. Sobald ihr einen Termin und eine Uhrzeit mit einem Ort habt kann die Einladungskarte direkt versendet werden. Die Deadline sollte ca. 4 Wochen zum Ende eines Monats sein, damit die Gäste sich bald zurückmelden. Ist die Deadline in ferner Zukunft vergessen viele Gäste die Rückmeldung.

Tipp: Schaut 2 Wochen vor der Hochzeit alle Bestellungen (z.B. Speisen, Getränke, Blumen, Leihmobiliar, Hotelzimmer, Shuttle) durch, ob nicht Personen wegfallen oder hinzugekommen sind.

5. Das Paar macht zu viel selbst.

Professionelle Hilfe erspart Stress und man hat immer eine neutrale Meinung für die eigenen Überlegungen. Außerdem haben Profis gute Ideen, die man vielleicht bei der Planung der ersten Hochzeit alleine nicht hätte und ihr vergesst auch nichts. Wer das Budget nicht hat, kann eine Person des Vertrauens um Hilfe bitten. Es gibt auch Wedding Planner, die man nur am Hochzeitstag dazu buchen kann, damit auch Familie und Freunde keine Aufgaben übernehmen müssen.

Tipp: Nicht den Fehler machen am Hochzeitstag gestresst zu sein. Spätestens dann delegiert alle Aufgaben und genießt den Hochzeitstag!

6. Den Gästen wie Trauzeugen und Familie wird zu viel während der Hochzeitsplanung zugemutet.

Immer bedenken, dass die meisten Freunde und die Familie ein eigenes Leben mit Beruf und evtl. Kindern haben und nicht immer zur Verfügung stehen können. Formuliert genau was ihr von euren Trauzeugen erwartet und fragt sie, ob sie das machen möchten und leisten können. Auch da helfen Profis, es muss nicht alles allein geleistet werden.

Tipp: Seid nicht traurig, wenn eure Trauzeugen nicht alles leisten können. Verteilt die Aufgaben lieber auf verschiedene Schultern.

7. Das Paar hält sich zu lange an unwichtigen Details oder Kleinigkeiten auf.

Bestes Beispiel sind Dekorationen in schwierigen Farben wie Pastellrosé, Türkis oder Corral. Wenn man bei Dekorationen nicht die gewünschte Farbe findet, kann man gute Alternativen finden. Man kann z.B. sehr viel mit Weiß oder Grün (wie die Blumen) kombinieren. Es muss nicht immer alles genau dieselbe Farbe haben. Ein Farbspektrum in verschieden hellen und dunklen Tönen ist meist viel spannender.

Tipp: Konzentriert euch darauf, dass es euer Fest der Liebe ist und alle winzigen Details sind nicht so wichtig.

8. Auf Stylistin verzichten.

Eine professionelle Stylist*in für Haare & Make Up schminkt in der Regel viel besser als man selbst. Vor allem hält es den ganzen Tag, auch nach den Freudentränen. Einige bieten auch eine Halbtags- oder Ganztags-Service an, so dass man vor dem Fotoshootings nochmal aufgefrischt wird.

Tipp: Unbedingt vorher ein Probestyling machen, damit es auch so ist, wie man es möchte.

9. Es wird an falschen Dingen gespart.

Niemals am Fotografen sparen! Wenn Ihr gerne esst, dann nicht am Essen sparen. Wenn Ihr gerne tanzen möchtet, dann nicht am DJ oder an der Band sparen. Am besten ist es immer am Anfang die Prioritäten festlegen und diese nicht zu vergessen.

Tipp: Beide Partner können am Anfang eine eigene Prioritätenliste erstellen und diese besprecht ihr gemeinsam. So werden Wünsche von Anfang an berücksichtigt.

10. Kinder werden nicht genug mit eingeplant.

Es hilft eine klare Kommunikation, ob ihr Kinder auf der Hochzeit haben möchtet oder nicht. Es ist euer Fest! Wenn ja, dann ist es immer besser mit einer Kinderbetreuung zu planen.

Tipp: Eine Kinderbetreuung schon während der Trauung hilft den Geräuschpegel zu senken. Ein frühes Kinderessen vor dem Hochzeitsessen der Erwachsenen erfreut Kinder und Eltern.

11. Dekorationen, Aufbau am Hochzeitstag und Abbau werden unterschätzt.

Am besten ist es immer alles durch Profis aufbauen zu lassen. Dann seid ihr sicher, dass alles da ist und alles wetterfest aufgebaut ist. Böse Überraschungen fallen weg. Profis wissen auch vorab wie lange sie für Auf- und Abbauten benötigen. Solltet ihr doch etwas selbst aufbauen wollen, dann testet es zu Hause wie lange es dauert. Und schaut vorab in welchen Fahrzeugen die Dinge transportiert werden können.

Tipp: Beim Abbau kommen oft noch Geschenke hinzu oder Leihwaren, die man zurückbringen muss. Es muss genügend Platz in den Fahrzeugen sein. Vielleicht haben Trauzeugen noch Platz im Auto und können dabei helfen.